Cómo organizar video reuniones de trabajo con Zoom de manera segura

Con el estado de alarma y el confinamiento muchas empresas han abogado por el teletrabajo y trasladado algunas rutinas que se hacían presencialmente al mundo digital o virtual. Una de ellas son las reuniones, que han pasado a realizarse por videoconferencia en la mayoría de los casos.

En este sentido, una de las herramientas más apropiadas para celebrar este tipo de encuentros con jefes, compañeros de área, empleados de otros departamentos, equipo de otros países, etc es Zoom.

La app de telepresencia ha sido una de las grandes beneficiadas con toda esta situación y ha crecido considerablemente en uso. A finales de abril reportó que había superado los 300 millones de usuarios diarios. A principios del mes pasado había revelado su incremento de 10 millones de usuarios por jornada en diciembre a 200 millones.

Además, en las últimas semanas Zoom se ha reforzado a nivel de seguridad e infraestructuras para subsanar algunos problemas. Si quieres llevar a cabo una reunión de trabajo virtual con Zoom que resulte segura estas son algunas de las pautas que debes seguir:

Establecer una contraseña

Siempre es una buena idea asegurar cualquier reunión con una contraseña para que sólo los invitados con contraseña puedan unirse a la reunión. Las contraseñas pueden establecerse para reuniones individuales o pueden habilitarse a nivel de usuario, grupo o cuenta para todas las reuniones. Recientemente Zoom ha actualizado la configuración y los requisitos de las contraseñas.

Requerir autenticación

Cuando se permite que sólo se unan usuarios autenticados, deben tener una cuenta de Zoom y estar registrados para unirse a una reunión. La autenticación ayuda a garantizar que sólo los asistentes autorizados puedan unirse a la reunión en Zoom.

Requerir un registro

Con Zoom, se puede pedir a los invitados que se registren con antelación con su nombre, correo electrónico e información adicional. Esto proporciona una capa de seguridad para la reunión sin obligar a los participantes a tener una cuenta de Zoom.

Habilitar salas de espera

La sala de espera es una gran recurso para proteger cualquier reunión porque es una zona de espera virtual que evita que la gente se una hasta que sea admitida. Los anfitriones y coanfitriones de las reuniones pueden admitir a todos desde la sala de espera de una sola vez o individualmente.

Para los invitados que deseen llamar por teléfono, es posible obtener con antelación el número de teléfono que utilizará. Los anfitriones y co-anfitriones sólo pueden ver a los usuarios por sus números de teléfono, y de esta manera, pueden admitir desde la sala de espera sólo a los usuarios que estaban esperando.

Añadir marcas de agua

Los anfitriones pueden habilitar dos tipos de marcas de agua de Zoom, para ayudar a proteger la privacidad de la información confidencial compartida durante una reunión:

• Las marcas de agua de imagen en una pantalla compartida superponen una imagen, que consiste en una porción de la propia dirección de correo electrónico de un participante de la reunión, en el contenido compartido que están viendo y el vídeo de la persona que está compartiendo su pantalla.
• Las marcas de agua de audio incorporan la información de un usuario como una marca inaudible en cualquier grabación fuera de línea de una reunión. Si el archivo de audio se comparte sin permiso, Zoom puede ayudar a identificar qué participante grabó la reunión.

Bloquear la reunión

Después de que todos los invitados se hayan unido y la reunión haya comenzado, es posible bloquear la reunión para evitar que alguien más se una. Esta opción está dentro del icono de seguridad en los controles de la reunión.

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