Qualla: «En una recogida, el padre autoriza desde la app quién se lleva al niño y en 5 segundos se registra en el sistema»

Con el cierre del año escolar, las aulas se vacían y las familias adaptan sus rutinas al periodo estival. Sin embargo, el fin de las clases no diluye una de las mayores preocupaciones de los progenitores y centros educativos durante todo el curso: la seguridad y la correcta gestión de los menores en los momentos más críticos de la jornada, como la salida del colegio o el transporte escolar.

Garantizar que los alumnos no se marchen con extraños o personas no autorizadas y ofrecer a los padres la tranquilidad de que sus hijos están en un entorno completamente controlado sigue siendo un desafío operativo de primer orden para los colegios.

Frente a la tradicional e informal gestión de cambios de última hora mediante notas de papel o mensajes de WhatsApp, existen soluciones tecnológicas orientadas a automatizar y securizar estos procesos. Un ejemplo destacado es Qualla Kids, una plataforma que busca unificar la comunicación entre familias, profesores y personal de gestión para que cualquier incidencia o aviso de nueva persona de recogida se tramite de forma objetiva, trazable y en un solo clic.

Hablamos con Carles Porta, CEO y cofundador de Qualla Kids, quien nos detalla qué fue lo que le hizo encender las alarmas y dio origen a una herramienta que actualmente ya gestiona millones de recogidas de niños y adolescentes cada año.

– La primera pregunta es casi obligatoria. Cuéntanos cómo surgió la aplicación. ¿Hubo algún hecho real que la motivara?

– Sí, de hecho el origen hoy no tiene nada que ver con lo que somos ahora, pero sí fue lo que nos llevó hasta aquí.

Todo empezó el día que mi mujer y yo estábamos esperando a nuestra sobrina en la puerta del colegio. En ese momento vimos una situación en la recogida: aparece un señor que dice “soy el tío de Marc”, y la maestra responde “el tío de Marc ha venido a buscarte”.

Mientras le pone la mochila, el niño insiste en que sí, que se va con él. Y ahí nos saltaron todas las alarmas: esto puede ser muy grave, realmente puede estar pasando algo delicado.

A partir de ahí empezamos a investigar, vimos casos en prensa similares y fuimos a hablar directamente con colegios para entender si esto era una necesidad real y cómo se podía resolver.

En esas conversaciones detectamos tres actores clave en este problema:

• Por un lado, los padres, que necesitan hacer cambios de última hora. Por ejemplo: “oye, hoy se va con el padre de otro niño a un cumpleaños”, o “no llego a la hora de recogida”.
• Por otro lado, los profesores, que tienen que ser extremadamente ágiles: en diez minutos salen todos los alumnos del colegio y deben gestionar muchas casuísticas en muy poco tiempo, muchas veces de forma subjetiva.
• Y finalmente el colegio, que en muchos casos no registra bien esos cambios o no tiene una herramienta estructurada para hacerlo.

Ahí vimos que hacía falta una solución que unificara todo eso. Y lo que hicimos fue crear una metodología propia: con un solo clic conseguimos generar un paquete de información objetiva que se distribuye automáticamente a todos los actores, evitando interpretaciones, errores y transferencias manuales.

«Todo empezó el día que mi mujer y yo estábamos esperando a nuestra sobrina en la puerta del colegio. Ahí nos saltaron todas las alarmas»

– Entiendo. Ese fue el origen. Pero el problema que resolvéis hoy, ¿sigue siendo el mismo o ha evolucionado?

– Ha evolucionado completamente. Hoy lo que hacemos ya no tiene que ver solo con la recogida. Hemos ido ampliando la plataforma con esa misma lógica del “un solo clic” y ahora cubrimos muchísimos procesos del entorno escolar.

Por ejemplo: gestión de custodias, comedor escolar, comunicación con cocina, profesores y facturación, gestión de fotografías para evitar que se almacenen en móviles de docentes, o transporte escolar. Todo eso fluye dentro del mismo ecosistema de forma automática.

El problema de fondo que resolvemos hoy es que los colegios tienen dos capas de gestión:

• Una capa estructural, que ya está bastante digitalizada con plataformas que gestionan horarios, exámenes o parte curricular.
• Y una capa operativa diaria, que es crítica pero que no estaba bien automatizada: todo lo que cambia constantemente por parte de las familias y que impacta directamente en el funcionamiento del centro.

Esa capa operativa es la que hemos conseguido automatizar, conectándola con la estructural para dar mucha más tranquilidad y control al colegio.

– ¿Puedes explicarnos cómo funciona Qualla en el día a día? Por ejemplo, en una recogida o en un transporte escolar.

– Todo se basa en una lógica muy simple: un solo clic. Lo que hemos conseguido es eliminar la información subjetiva y los procesos manuales de interpretación. En una recogida, por ejemplo, el padre o la madre autoriza desde la app quién puede recoger al niño. Previamente se han definido las personas autorizadas.

Si en un momento puntual hay un cambio, se puede actualizar de forma muy rápida: puede llegar una foto o los datos por WhatsApp, y en cinco segundos se registra en el sistema.

A partir de ahí, esa información se distribuye automáticamente a la maestra, al colegio y a todos los actores implicados, sin necesidad de búsquedas, llamadas o mensajes cruzados. Es decir, no hay que interpretar nada: todo queda estructurado y llega directamente donde tiene que llegar.

– ¿Qué pasa si un padre o una madre no quiere usar la aplicación porque no le da confianza?

– En la práctica no nos está ocurriendo. Tenemos un 98% de adopción. Además, el uso de la aplicación pasa a formar parte de la normativa interna del colegio. Si alguien no quiere utilizarla, el colegio es quien establece el criterio de funcionamiento.

Recuerdo un caso en el que una madre dijo que no quería descargar la app. La directora simplemente le explicó: “si no la utilizas, entonces las autorizaciones solo las podremos gestionar de forma presencial”. Al día siguiente, esa madre ya la estaba utilizando.

«Gestionamos alrededor de 40.000 transacciones diarias y unos cinco millones de recogidas al año.»

– ¿Qué ocurre si hay un incidente grave y los datos introducidos son incorrectos o incompletos?

– En realidad, este tipo de situaciones no se dan porque el sistema está diseñado precisamente para evitar errores. Evidentemente, hay un usuario detrás que tiene que hacer correctamente el proceso, pero la herramienta guía ese flujo.

Lo explicaría con un ejemplo sencillo: si tienes un coche que responde exactamente a lo que haces con el volante, pero tú no giras bien, el problema no es del coche.

Nosotros damos una metodología cerrada para que el proceso sea ágil, claro y sin ambigüedad.

– ¿Podéis darnos cifras de uso y crecimiento?

– Ahora mismo estamos en 140 colegios. Empezamos localizados en Cataluña y actualmente nos encontramos en España, México, Colombia, Perú y Venezuela.

En cuanto a volumen, gestionamos alrededor de 40.000 transacciones diarias, relacionadas con recogidas, comedor y otros procesos. Y en total, estamos en torno a los 5 millones de recogidas al año.

– En el caso del transporte escolar, ¿Qué peculiaridades tiene vuestra solución?

– En transporte escolar añadimos una capa de seguimiento por geolocalización, que permite a los padres ver en qué punto está el autobús, lo que aporta mucha tranquilidad.

Pero además, el sistema funciona como un ecosistema completo: el monitor del autobús sabe automáticamente qué alumnos deben subir o bajar en cada parada, sin necesidad de instrucciones externas.

También sabe quién debe recoger al alumno al final del trayecto, porque esa información ya está registrada en el sistema desde la recogida del colegio.

Todo queda trazado y registrado, lo que da mucha seguridad tanto al colegio como a las familias.

– ¿Cómo encaja vuestra solución con la normativa de custodia de menores en el transporte escolar?

– La normativa exige varios elementos: la presencia de acompañante en el autobús, control de tiempos y trazabilidad completa de lo que ocurre durante el transporte. Nuestra solución cubre todos esos puntos.

Además, aporta funcionalidades adicionales, como la optimización de rutas en función de domicilios, detección de saturación de plazas o control de capacidad del autobús en tiempo real.

Esto permite al colegio organizar mejor el servicio y evitar problemas operativos.

– ¿Cuál es vuestro modelo de negocio?

– Principalmente monetizamos por alumno, a través del colegio. Es el propio colegio quien gestiona cómo repercute ese coste.

Además, trabajamos también con empresas de catering y de transporte escolar, que utilizan la plataforma como herramienta operativa dentro de su relación con los centros educativos.

«El padre o la madre autoriza desde la app quién puede recoger al niño. Previamente se han definido las personas autorizadas»

– ¿Tenéis financiación externa o habéis levantado rondas de inversión?

– Tenemos fondos propios, porque todo lo que desarrollamos lo vamos convirtiendo en capital, a bien de la propia empresa.

Además, hemos realizado dos rondas de financiación. Entre los inversores hay business angels y también un grupo escolar importante aquí en Madrid que ha apostado por la compañía porque es usuario del sistema. Es nuestro mayor inversor, con lo que es una muestra importante de que el sistema gusta.

En la ronda en la que estamos inmersos ahora van a entrar algunos. Es una ronda puente de 200.000 euros que cerraremos el 31 de octubre.

– Al trabajar con un tema tan sensible como son datos de menores, me imagino que deberéis tener un especial cuidado ¿Cómo gestionáis la privacidad y la seguridad de Quala en este sentido?

– Cumplimos estrictamente con la normativa europea de protección de datos, que es la más exigente. Trabajamos con una empresa especializada en tratamiento de datos y realizamos auditorías mensuales para asegurar el cumplimiento.

En cuanto a seguridad, tenemos varias capas de protección y sistemas muy trabajados a nivel de infraestructura. No puedo entrar en detalles concretos por motivos de seguridad.

– ¿Habéis sufrido incidentes o ataques de seguridad significativos?

– Como cualquier sistema conectado a internet, recibimos intentos de ataque de forma constante. Cada día. Pero ninguno ha conseguido entrar.

– ¿Cuál ha sido el momento más complicado que habéis vivido hasta ahora?

– Tuvimos un momento crítico a principios de año por el crecimiento del volumen de uso, pero se resolvió rápidamente con ajustes en el sistema. Desde entonces, el flujo funciona de forma estable.

«Nuestra solución ayuda a reducir carga administrativa para que los docentes puedan centrarse en educar.»

– ¿Cómo encaja vuestra solución con el debate sobre la prohibición de dispositivos móviles en colegios?

Nuestra opinión es que el problema no es el dispositivo en sí, sino el uso que se hace de él. Un móvil o una herramienta digital no es buena o mala por naturaleza; depende de su utilización, el abuso que se pueda hacer y el contenido que tengan. Esto ocurre igual con un libro. ¿Es bueno o malo? Depende.

En nuestro caso, la aplicación no la utilizan los alumnos, sino los padres, profesores y el personal del colegio. Restringirles a los maestros que puedan ser ágiles tampoco tiene mucho sentido. Sería absurdo que a los maestros también se lo bloqueáramos para que dieran ejemplo.

La mayoría de los colegios lo que han hecho es intentar adaptar estos protocolos que existen por ley a normativas concretas que les permiten hacer uso en momentos clave.

Además, piensa en el tiempo que dedican a hacer gestiones administrativas. Nuestra solución les ayuda a reducir carga administrativa, lo que facilita a los docentes centrarse en su labor principal, que es educar.

– Para finalizar, ¿Qué podemos esperar de Qualla en el futuro?

– Hemos ido detectando necesidades que tiene el centro y hemos ido cocinándolas para dar la respuesta. Una cosa importante es que siempre hablamos con los centros, no hacemos nada desde el laboratorio que los centros no hayan validado.

Así, nuestro objetivo es cerrar completamente el ecosistema del colegio, poder haber una burbuja real completa de toda la trazabilidad de los alumnos.

La idea es cubrir todos los escenarios: salidas anticipadas, llegadas tardías, cambios de última hora, transporte, comedor y cualquier situación que afecte a la operativa diaria.

Queremos que todos los actores implicados tengan un control claro, trazable y en tiempo real de lo que ocurre en el entorno escolar sin que sea una ficción.

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Alberto Payo

Periodista especializado en tecnología y cultura. Co-fundador y responsable editorial de Applicantes. Colaborador de Forbes, SINC, Escudo Digital y laBerrea89. Amante de la fotografía, el cine, los comics, los viajes y el buen humor.
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