Consejos para implementar un gestor de tareas en tu equipo de trabajo

Un gestor de tareas es una herramienta informática que automatiza procesos importantes y repetitivos en el ambiente laboral, sirven para muchas áreas de la empresa y tienen muchos beneficios.

Para implementar un gestor de tareas en tu equipo de trabajo hay que tomar en cuenta algunos aspectos, de manera de aprovechar todos sus beneficios.

¿Cómo elegir el software indicado?

Si ya está decidido que se va a implementar un gestor de tareas en la organización, lo primero es elegir el software. Lo más importante es que sea fácil de implementar, sencillo de usar y que cuente con todas las funcionalidades que requiere la empresa.

Un excelente gestor de tareas organiza las actividades de una manera dinámica y las muestra en tiempo real, también se requiere que la información esté accesible por el personal autorizado y directivo.

Consejos para conseguir el mejor gestor de tareas

• Pregunta por un demo para probar el software, de esa manera se puede evaluar cómo funciona, para determinar si se adapta a las tareas de la empresa. Debe ser una plataforma amigable, pero también muy segura.
• Verifica si el gestor almacena la gestión documental de los empleados y como la organiza. Lo ideal es que lo haga en un solo lugar y que todos los datos queden accesibles y ordenados.
• Otro aspecto importante es que el gestor documental debe emitir notificaciones cuando se sube un archivo a la plataforma, de manera de tener un mejor control de las actividades.
• El sistema de clasificación del software debe ser muy eficiente y mantener toda la información ordenada por empleado y por tipo.
• Un buen gestor de tareas debe tener incorporado un sistema de evaluación al empleado, en el cual se mida su rendimiento laboral de una manera acertada. El desempeño del empleado es un dato determinante para su carrera y tiene incidencia en la productividad de la empresa.
• La edición de los datos que se incorporan al sistema deben poderse editar de manera manual. Esto es, cambiar los tiempos de las tareas, el responsable, recursos, etcétera.
• La productividad laboral es otro aspecto que debe ser medido por el gestor de tareas, ya que es fundamental para la gestión de proyectos. Un buen gestor de tareas debe poder arrojar la productividad del empleado o el equipo de trabajo, de manera de tomar decisiones acertadas.

Beneficios de usar un gestor de tareas

• Identifica prioridades. Cuando las actividades de una empresa o un proyecto se entrelazan y hay varios equipos de trabajo involucrados, es necesario tener bien identificadas las prioridades. Un excelente gestor de tareas identifica las actividades que tienen que estar listas antes y eso evita retrasos y contratiempos.
• Seguimiento. El gestor de tareas le hace seguimiento a cada una, hasta que se completan y son evaluadas. No hay posibilidad de que se olvide la culminación de una tarea.
• Trabajo remoto. Con la nueva tendencia del trabajo remoto, se hace indispensable un gestor de tareas, ya que esta herramienta facilita la coordinación y seguimiento de varios empleados que no están juntos físicamente.
• Comunicación efectiva. Un gestor de tareas estructura las comunicaciones entre los miembros de un equipo de manera de que haya seguimiento y orden. Si los empleados se comunican por medio de mensajes de texto personales o llamadas telefónicas, la comunicación se dispersa y el control se hace muy difícil.
• Aplicación móvil. Los mejores gestores de tareas tienen una versión en aplicación móvil, lo cual hace su utilización mucho más accesible y dinámica.
• Informes. La generación automática de informes es un beneficio muy importante de un gestor de tareas, ya que se puede obtener en pocos segundos y con información exacta.
• Agiliza el trabajo. Un gestor de tareas realiza los cálculos y archivo de información de manera automatizada, en pocos segundos, lo que agiliza el trabajo enormemente.

Como hemos visto, un gestor de tareas es una herramienta muy necesaria en la organización. Elige el software perfecto para tu empresa y disfruta de todos sus beneficios.

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