Cómo un sistema de gestión documental ayuda a las empresas

La era del big data ha multiplicado de una forma exponencial la cantidad de archivos y documentos que tenemos en nuestros dispositivos digitales. Esto es aún más evidente en el caso de las empresas, donde la información almacenada ha crecido tanto que muchas veces resulta casi imposible de gestionar. Precisamente por eso, disponer de un Sistema de Gestión Documental se ha convertido en una necesidad para que las compañías puedan sacar el máximo partido a esos documentos que, hasta hace no mucho, sólo servían para ocupar sitio y provocar pérdidas de tiempo en búsquedas interminables.

En líneas generales, un SGD es un conjunto de herramientas y procesos que permite un manejo eficiente de todos los documentos de una empresa. Es decir, es una solución pensada para capturar, almacenar, organizar y buscar esos datos y archivos que son imprescindibles para el normal funcionamiento de una compañía, entre los que se incluyen desde los contratos hasta las facturas, pasando por los informes o los expedientes.

Mucho más que archivos

Conviene destacar que un gestor documental no sólo almacena archivos, sino también la información relacionada con los procesos vinculados a esos archivos (es decir, los metadatos). Eso es lo que diferencia una herramienta de este tipo de un sistema de carpetas compartidas y eso es, también, lo que se traduce en un buen número de beneficios para las organizaciones, que a continuación pasamos a detallar:

1. Ahorro de tiempo e incremento de la productividad: Una herramienta de gestión documental permite acceder a los documentos de una manera rápida y sencilla, además de facilitar eso que tanto se busca hoy en día: la automatización de tareas repetitivas y sin valor añadido.
2. Información más segura: Un SGD puede incluir eficaces medidas para proteger los datos, como control de acceso, cifrado o registro de actividad.
3. Cumplimiento normativo: Normas como el Reglamento General de Protección de Datos son de obligado cumplimiento para muchas empresas. Con un Sistema de Gestión Documental, resulta mucho más sencillo hacer frente a este tipo de exigencias legales.

Compra o suscripción

Existen dos formas de implementar un SGD. Uno consiste en comprar el software e instalarlo en los equipos de la organización (modelo on-premise) y el otro se basa en los sistemas de pago por uso (Software as a Service), de modo que la empresa se suscribe a una herramienta SGD alojada en la nube.

La principal ventaja del modelo on-premise es que la compañía mantiene un control total sobre sus datos, aunque eso también implica una mayor responsabilidad y una implantación más lenta, complicada y costosa. Por su parte, la opción cloud es más económica, más rápida de poner en marcha e igual o más segura que la anterior. De hecho, también es la opción más popular en la actualidad.

Implementación de un SGD

Para garantizar el correcto funcionamiento de un SGD, conviene seguir una serie de pasos. El primero es identificar las necesidades de la empresa en relación al manejo de sus documentos. El segundo, seleccionar la solución de gestión documental que mejor se adapte a esas necesidades. El tercero, definir y organizar el modo en el que la empresa gestiona sus procesos documentales.

Llegados a este punto, el siguiente paso es configurar la herramienta SGD elegida para que su implantación sea totalmente efectiva. A continuación, será el momento de formar a los profesionales de la compañía en el uso de ese Sistema de Gestión Documental y, por último, llegará el momento de digitalizar tanto los documentos en poder de la compañía como su información clave, es decir, sus metadatos.

Guía de buenas prácticas

Aunque los beneficios de un SGD son evidentes (ahorro de tiempo, mayor productividad, mejor organización de los documentos, información 100% segura, etc.), su mera implantación no obra milagros. Por eso, conviene interiorizar una serie de buenas prácticas que permitirán que el Sistema de Gestión Documental funcione de la forma adecuada y produzca los beneficios esperados.

En primer lugar, la empresa debería definir una política de gestión documental que explicase cómo se manejan los documentos en su poder. Después, debería establecer permisos de acceso que garantizasen que sólo los empleados autorizados acceden a determinada información. También convendría configurar flujos de trabajo, lo que ayudaría a automatizar tareas repetitivas y monótonas.

Como toda información digitalizada que se precie, también es fundamental realizar copias de seguridad de los documentos guardados en el SGD con carácter periódico. Y una vez que el SGD esté completamente implantado y operativo en la organización, será el momento ideal para conectarlo con el resto de aplicaciones y soluciones tecnológicas de la compañía, como los software de facturación y contabilidad o los de gestión comercial.

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